Счета обычно выписывают в большом количестве экземпляров (иногда до 25), что связано с выполне­нием счетом весьма разнообразных функций. Счет необ­ходим для представления: банку для получения с покупа­теля причитающегося платежа; страховому обществу для исчисления страховой премии при страховании груза; валютным органам страны импортера при наличии валют­ных ограничений для получения импортером иностранной валюты; таможенным органам для исчисления таможен­ных пошлин; торговой палате или другой организации для выдачи сертификата о происхождении товара; прави­тельственным органам для получения экспортно-импорт­ных лицензий; транспортно-экспедиторской фирме, прини­мающей груз к перевозке, или железной дороге для оформления железнодорожной накладной (поскольку железная дорога несет ответственность за сохранность перевозимых грузов); статистическим органам для ведения внешнеторговой статистики.

По выполненным функциям счета можно подразделить на следующие виды: счет-фактура, счет-спецификация, предварительный счет.

Счет-фактуру выписывают обычно после окончательной приемки товара покупателем. Кроме своего основного назначения как документа, указывающего сумму причитающегося за товар платежа, счет-фактура может быть использован в качестве накладной, направляемой вместе с товаром. По требованию таможенных органов во многих странах счет-фактуру выписывают на установленных бланках, и такие счета служат одновременно и сертификатом о происхождении товара или сочетаются с ним.

Счет-спецификация объединяет реквизиты счета и спецификации. В нем обычно указывают цену за единицу товара по видам и сортам, а также общую сто­имость всей партии товара. Выписывают в тех случаях, когда партия содержит разные по ассортименту товары. Иногда его называют специфицированным счетом.

Предварительный счет выписывают в тех случаях, когда приемка товара производится в стране назначения или при частичных поставках. Он содержит сведения о количестве и стоимости партии товара и подлежит оплате. После приемки товара или поставки всей партии продавец выписывает счет-фактуру, по которому производится окончательный расчет.

Проформа-счет - это документ, который, как и счет, содер­жит сведения о цене и стоимости партии товара, но не яв­ляется расчетным документом, так как не содержит требования об уплате указанной в нем суммы. Не вы­полняя главной функции счета как платежного документа, проформа-счет вместе с тем выполняет все остальные функции счета. Если проформа-счет содержит указание о цене каждого вида или сорта товара, его называют специ­фицированным проформой-счетом. Проформа-счет может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар и наоборот. Чаще всего проформа-счет выписывается при поставках товаров на консигнацию, выставки, ярмарки и аукционы. В проформе-счете, направляемом консигна­тору, могут быть указаны сумма, которую собственник товара (консигнант) намерен получить, и расходы, поне­сенные им при отправке товара. Проформа-счет может служить также сметой, при помощи которой импортер может ознакомиться с основными данными о товаре, который он хочет купить, с порядком расчетов и опреде­лить размер расходов.

К числу документов, дающих количественную характе­ристику товара или партии, относятся спецификация, техническая документация, упаковочный лист.

Спецификация содержит перечень всех видов и сортов товаров, входящих в данную партию, с указанием для каждого места, количества и рода товара. Спецификация обычно дополняет счет на поставленные товары разных сортов и наименований.